Será que sua empresa está precisando de um drive corporativo? Veja quais são os sinais de que seu negócio já está precisando armazenar e compartilhar informações na nuvem!
Qualquer empresa, independente do seu segmento, precisa transmitir, compartilhar e receber informações entre seus colaboradores diariamente.
Para as empresas que compartilham informações que devem ser modificadas instantaneamente, utilizar o e-mail ou um pen-drive pode não ser o método mais prático. Isso porque fazendo isso será preciso: criar o arquivo, editar, enviar para outro o colaborador editar (via e-mail ou pen-drive), esperar ele receber, editar o arquivo, enviar de volta e assim por diante… Além de ser um método mais trabalhoso, esse processo exige muito mais tempo. Imagine quanto tempo você perderia só para fazer isso?
Às vezes os gestores podem até não enxergar, mas isso diminui – e muito – a produtividade de qualquer negócio. Se sua empresa está tendo problemas na troca de informações interna, fique atento! Esse é um sinal de que seu negócio precisa adotar tecnologias para facilitar e tornar ágil o compartilhamento de dados.
Cloud computing
Felizmente, graças a cloud computing, hoje existem inovações tecnológicas que permitem enviar e compartilhar arquivos instantaneamente de forma ágil e segura, como é o caso das ferramentas de armazenamento online. Muitas empresas oferecem serviços de drive em nuvem, pagos ou gratuitos, os mais conhecidos entre eles são: OneDrive e DropBox. Entretanto, essas ferramentas são voltadas para uso doméstico, não corporativo, pelo fato de que o uso doméstico não exige uma grande demanda de armazenamento.
Então, se sua organização está procurando hospedar qualquer tipo de arquivo, com uma grande capacidade de armazenamento, o ideal é investir em drives voltados para o público corporativo, como é o caso do Drive corporativo da Online Data Cloud, que proporciona maior eficiência operacional para sua equipe.
Veja os sinais que sua empresa precisa de um drive corporativo:
1. Falta de disponibilidade dos arquivos
Quando você sai da sua empresa, você tem dificuldades para acessar seus arquivos? Essa falta de disponibilidade pode ser um grande problema para qualquer funcionário. Estar online para poder acessar um documento nem sempre é possível, portanto fique atento: esse é um grande sinal que sua empresa precisa de um drive corporativo!
O principal benefício de armazenar e compartilhar arquivos no drive corporativo, é que por ser em nuvem, o drive proporciona alta disponibilidade dos seus arquivos. Você pode acessá-los de qualquer lugar, basta colocar o seu login e senha, e pronto!
A partir daí não é preciso estar dentro da empresa para acessar informações essenciais, com essa mobilidade você já pode começar a compartilhar arquivos remotamente através do seu computador corporativo, pessoal, tablet ou smartphone dentro ou fora da companhia.
2. Você não consegue fazer compartilhamento instantâneo
Ainda perdendo tempo compartilhando documentos por e-mail? Precisando de mais agilidade para compartilhar estes arquivos? Seus documentos precisam de colaboração simultânea? Opa… então você precisa de um drive corporativo!
Perder tempo enviando e recebendo arquivos por e-mail ou pen-drive? Não mais! O Drive Corporativo da Online Data Cloud, possibilita que várias pessoas da sua empresa compartilhem e editem um mesmo documento de forma simultânea.
Assim, não será mais necessário perder tempo com aquele longo processo de enviar por e-mail, receber, editar e enviar de volta. Tudo é feito em tempo real, sem precisar que um funcionário específico fique responsável por encaminhar os documentos para o outro. Com isso, na elaboração de um relatório por exemplo, você pode o compartilhar e os outros funcionários poderão trabalhar em cada trecho específico do documento.
3. Não possuir controle de acesso
As ferramentas de armazenamento online, voltada para o público doméstico, geralmente são muito genéricas. Ou seja, não permite nenhum tipo de customização, como o controle de acesso, por exemplo.
Uma vez compartilhado o arquivo nessas ferramentas, qualquer pessoa pode fazer modificações, apagar coisas importantes, enfim… as possibilidades são infinitas. Isso pode resultar em um grande problema. Reflita: e se alguém deletar algo importante em um relatório? E se você precisa atribuir uma função específica para cada pessoa?
Pensando nisso, para um melhor controle de acesso de quem pode manipular os seus arquivos, o Drive Corporativo da Online Data Cloud permite que você faça o gerenciamento de permissões dos usuários.
O drive corporativo possui as funções:
• Visualizador
• Editor
• Contribuinte
Assim, você pode limitar o tipo de permissão para cada pessoa que terá acesso ao documento. Com a função “visualizador” a pessoa irá somente visualizar o arquivo, sem poder fazer alterações. Já a função “editor” permite que o usuário faça alterações no arquivo. E por fim, o “contribuinte” pode acrescentar informações ao documento, sem poder apagar nada.
4. Problemas com segurança dos documentos
Arquivos deletados por engano, ataques cibernéticos, pessoas mal-intencionadas… são inúmeros os riscos de segurança que encontramos no mundo virtual hoje em dia. Você já passou pela situação de ter algum arquivo perdido mesmo utilizando ferramentas de armazenamento?
Pois é, o maior pesadelo de qualquer empresa é correr o risco de perder todos os seus documentos essenciais. Mas com o Drive Corporativo da Online Data Cloud, o risco de você perder suas informações é praticamente eliminado. Isso porque é uma solução na nuvem, com camadas de segurança e criptografia para proteger suas informações contra hackers, erros, panes ou bugs no sistema.
5. Falta de espaço de armazenamento
O espaço de armazenamento de ferramentas domésticas geralmente é menor, afinal, quem guarda coisas pessoais não exige uma quantidade grande de memória. Mas quando o assunto se trata de uma empresa, a história é totalmente diferente… qualquer empresa trabalha com uma grande quantidade de informações que são transmitidas e recebidas diariamente e precisa de uma capacidade totalmente superior de espaço.
O Drive Corporativo da Online Data Cloud, por ser uma solução na nuvem, permite que sua empresa tenha todo o espaço de armazenamento necessário para guardar e compartilhar documentos e arquivos online, sem preocupações e sem a necessidade de instalar ferramentas físicas no seu disco rígido que possa prejudicar o desempenho da sua máquina.
6. Dificuldade para organizar seus arquivos
Se na sua empresa você ainda precisa criar inúmeras pastas para guardar seus documentos e está tendo dificuldade para organizá-los, saiba que o Drive Corporativo da Online Data Cloud pode ajudar você!
Com uma interface organizada, você tem a facilidade de organizar seus arquivos em pastas em uma única plataforma na nuvem. Os arquivos são separados de acordo com a sua criação. As pastas são divididas em “meus arquivos”, “compartilhados comigo”, “compartilhados por mim” e “pastas da rede”. Assim, fica mais fácil encontrar aquele documento específico que você perdia muito tempo para achar.
Obs: Vale ressaltar que você ainda tem a opção de acessar o portal via web ou pela versão desktop.
Se sua empresa está apresentando algum desses sinais, fique atento aos pontos, pois isso significa que o seu negócio precisa de um drive corporativo. E nada melhor do que escolher uma empresa especialista e reconhecida no mercado de tecnologia para oferecer para sua organização uma solução inteligente, eficiente e confiável.
Se você está buscando adotar inovações tecnológicas no seu negócio, não hesite em procurar a Online Data Cloud. O drive corporativo permite escalabilidade, aumenta a eficácia das linhas de defesa contra ataques cibernéticos, incluindo erros humanos. Torne o armazenamento e compartilhamento de informações internas mais funcional com uma solução empresarial eficiente.
